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タスク管理システム「アニマルタスクフォース(仮)」概要

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 「アニマルタスクフォース(仮)」とは、上の図のとおり、複数iphoneアプリを組み合わせて運用するタスク管理システムです。(一部Mac環境も必要)
 
 私(mojigurui)が、いくつかのタスク管理手法を取り入れて構想したもので、日々の生活の中で大変に重宝しています。
 

 

 

 

 

必要なアプリと設定

 
以下のアプリのダウンロードを行ってください。
 
 
 

 ・Evernote

Evernote

Evernote

言わずもがなの、個人用デジタルデータベースです。アカウントの取得が必要になります。

 

  ・たすくま(taskuma)

Taskuma -- TaskChute for iPhone

Taskuma -- TaskChute for iPhone

  • Sayaka Tomi
  • 仕事効率化
  • ¥3,000

taskchuteというタスク管理手法に基づいてライフログとタスク管理を同時に行うアプリです。このシステムの肝となります。 

 
Remember the Milk(以下RtM
Remember The Milk

Remember The Milk

GTD(Getting Things Done)というタスク管理手法に基づいてタスクとプロジェクト(タスクのひとかたまり)を管理するアプリです。

こちらもアカウントの取得が必要になります。
 
 
iCloudのカレンダー(iCal)と連携できるカレンダーアプリ
ジョルテ - カレンダー&システム手帳

ジョルテ - カレンダー&システム手帳

  • Jorte Inc.
  • 仕事効率化
  • 無料

 

iPhone標準装備のカレンダーアプリでもOKです。主にたすくまとRtMのタスク連携に使用します。
 
 
 
次に、各アプリ毎の設定を行ってください
  • Evernote
    • たすくまのログ等を収納するためのノートブックを作成してください。(名前は「In-Box」など何でもOK)
  • RtM
    • こちらの記事の操作をMacから行うと、iCal上に同期用のカレンダーが作成されます。(リスト毎なので注意!)

Remember The MilkのタスクをGoogleカレンダーに表示する - you_tomitaの日記


  • たすくま
    • こちらの記事を参考に、初期設定を行ってください。

[n❁h]使うほどに馴染む!タスク管理アプリ「taskuma(たすくま)」を初期設定から運用まで、1週間使ってみた感想。 #taskuma | FLOWER❁PARK

    • 新規に作成したカレンダーが表示されない場合は、iPhoneの「カレンダー」アプリ内の「カレンダー」を更新すると反映されます。

ステップ1  最初は突撃(ログ採取)あるのみ

  上記のリンク先の記事にもあるように、たすくまを導入した初日はタスク管理のことは一旦忘れ、ひたすら自分の行動を記録してください。
 
 時間に余裕があれば写真を撮ったり、「〜はどうでしたか?」の欄にも感想を入れると良いと思います。(「わりとかかる」「あせった」とかだけでも)
 
 リピートタスクにするかどうか迷ったら、全部「はい」を選択してください。
 
 また、生活の中で何か思いつくことがあれば、全てEvernoteに保存しておくことも、地味に重要です。公式アプリはちょっと動きが遅いので、以下のアプリを使うととても素早くメモをとりEvernoteへ送信することができます。

 

 リマインダー機能があり、一番使っているアプリ

FastEver - 素早く簡単にEvernoteにメモ

FastEver - 素早く簡単にEvernoteにメモ

  • rakko entertainment
  • 仕事効率化
  • ¥200

  タイムスタンプ(現在時刻の入力)が最もスムーズです

SmartEver

SmartEver

  • Makoto Setoh
  • 仕事効率化
  • ¥200

 メモに「SmartEver」タグがつくのであとで検索しやすいです。

 

 

ステップ2  日次レビュー

 
 翌日になると、たすくまで記録したログが「REPORT」としてEvernoteに出力されます。
 
 その内容を見直した感想(日次レビュー)を入力してください。(「起きてから携帯さわってる時間が長い」「忘れ物で遅刻」etc...)入力先はレポートと同じノートでも別のノートでも構いません。
 
 また、Evernoteに保存した個別のメモも、このタイミングで確認。必要があればタグ付けや分類を済ませます。
 
 次に、たすくまの画面から「Repeat」を選択し、前日に作成されたリピートタスクを整理します。
 
 そして2日目以降もログを採取。同じ作業があればリピートタスクから「▶」ボタンを押して記録続行。
 
この作業を一週間繰り返すと、だいたい自分の毎日の傾向がわかります。
 

ステップ3  週次レビュー、プロジェクトの作成

 
 たすくまを始めて一週間後か、土日休日のようにまとめて時間の取れる日に、日次レビューとメモをおさらいして作戦を立てる「週次レビュー」を行います。
 
 Evernoteに保存した、毎日の日次レビューを読み直して、次の一週間の目標や予定を立てた後、それをタスクやプロジェクト(リスト)としてアプリに反映させてください。
  • 例:毎朝腹筋30回やろう!
    • こういった場合は、たすくまにリピートタスクを作成します。
  • 例:友達が来る次の金曜日までに部屋をきれいにしよう!
    • こういった場合はRtMの出番です。リストを使って複数の手順を管理します。
      • リスト「部屋の掃除」を新たに作成
      • その中に「服を一カ所にまとめる」「本を棚に戻す」「ゴミを出す」等、手順ごとにタスクを追加(必ず期限日を入力すること)
    • リスト作成を終えたら、忘れずにRtMを同期させてください。(無料版では同期は一日1回しかできないので注意!
 
 そしてステップ1〜3を繰り返します。最初の1ヶ月は大変かもしれませんが、2〜3ヶ月後には生活がものすごく!改善されます。
 

補足

 
 ここでは「アニマル」というキャッチーさから、使用アプリを指定していますが、taskchute・In-Box・Project Managerの組み合わせであればtoodledoや上記のOmnifocusなどの別アプリ、Microsoft Excelを使用する方は本家TaskChuteを使うなど、ご自身の環境に合った組み合わせをオススメいたします。
 
 ちなみにOmniFocusだとカレンダーとの同期が随時で便利です。 (ただしPC版と合わせると高い・・・)
OmniFocus 2 for iPhone

OmniFocus 2 for iPhone

  • The Omni Group
  • 仕事効率化
  • ¥2,000

 

OmniFocus 2

OmniFocus 2

  • The Omni Group
  • 仕事効率化
  • ¥4,000

 

今後の課題

 実際に運用していて気になる点があるとすれば、同時にタスク管理以外にも使っているEvernoteの整理がどうも追いつかないことがあります。ZenやAutoEverを使って分類をしてはいるのですが、いまいち活かし切れていないような、うーん、何かいい方法がないかな・・・と模索しております。

 

Zen

Zen

  • rakko entertainment
  • 仕事効率化
  • ¥300

  

AutoEver - Evernoteでのルーチンワークがシンプルに

AutoEver - Evernoteでのルーチンワークがシンプルに

  • Shamrock Records, Inc.
  • 仕事効率化
  • ¥300

 

おすすめ文献 

「アニマルタスクフォース(仮)」を構築するにあたって、以下の文献を参考にさせていただきました。

たすくまの基礎になっているTaskChuteという考え方について、教科書とも言える本です。

 

 私のタスク管理のきっかけとなった本です。日次レビューにおける質問のテンプレートなど、大変参考になりました。

 

 タスク管理とは何ぞや?という方はこちらをどうぞ。TaskChute、GTD、7つの習慣などについても分かりやすく触れているので、自分の知識をおさらいするのに役立ちました。

 

 
おわりに
 
 前回たすくまについて記事(タスク管理アプリ「たすくま」と、私の不完全な休日)を作ってから、たすくまだけではなく自分のタスク管理全体についてまとめたいという気持ちがありました。今回の記事を作って、何より自分がすっきりしたという思いが強いです
 
 もちろん、あくまで私個人の使い方なので、これがベストかはわかりませんが、みなさんの日々のタスク管理に少しでも貢献できたらと思います。ご指摘やオススメのアプリなどありましたら、Twitter@kaentatsumaki)にて教えて頂けると幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
 
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